Auto-entrepreneurs : comment gérer vos notes de frais ?

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En tant qu’auto-entrepreneur, il vous arrive, de temps à autre, d’engager des frais professionnels plus ou moins importants pour le compte de votre activité ou de vos clients. Seulement, vous n’avez aucune idée de comment les traiter au quotidien.

C’est ce que vous propose cet article : un mémo pour gérer vos notes de frais d’auto-entrepreneur. Vous découvrirez notamment que ces frais peuvent être facturés sur le compte de vos clients !

Comprendre ce qu’est une note de frais 

Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

Dans le cadre de son travail, il est possible qu’un salarié, un cadre ou un directeur d’entreprise mais aussi un auto-entrepreneur doive engager des dépenses qu’il avance sur ses fonds personnels. Lorsque ces dépenses sont nécessaires et directement liées à l’activité professionnelle, il est légitime qu’il en demande le remboursement.

Cette procédure est encadrée par l’administration fiscale. Pour demander un remboursement, il est ainsi nécessaire d’établir une note de frais.

Une note de frais est un document dans lequel la personne indique toutes les informations concernant la dépense effectuée. Il peut s’agir de l’achat de matériel, d’un billet d’avion, d’un repas etc. Pour obtenir le remboursement des frais engagés, il faut également joindre à la note de frais tous les justificatifs associés.

Pour éviter les litiges, il est nécessaire d’avoir l’accord de l’entreprise avant d’effectuer une dépense : un salarié ne peut pas décider seul d’engager des frais puis en demander le remboursement. Il doit avoir un accord en amont concernant la dépense et ses détails (comme le prix).

Si les justificatifs ont été perdus ou ne permettent pas d’établir le bien-fondé du remboursement, l’entreprise ne peut pas procéder au remboursement. L’entreprise doit également pouvoir ensuite justifier votre note de frais auprès de l’administration fiscale en cas de contrôle.

Si les choses paraissent simples pour une entreprise traditionnelle, en micro-entreprise cela ne fonctionne pas de la même manière. Le régime de la micro-entreprise a son propre fonctionnement, ce qui impacte de nombreux éléments, dont les notes de frais.

La réglementation des notes de frais pour les auto-entrepreneurs

Si certains entrepreneurs décident de se lancer en freelance, c’est notamment pour sa simplicité administrative et comptable. En effet, en seulement quelques clics, il est possible de créer sa société en ligne et de déclarer chaque mois ou chaque trimestre son chiffre d’affaires. Se faire accompagner d’un webmaster freelance permet de gérer son référencement SEO.

Pour déterminer le bénéfice imposable de l’entrepreneur, l’administration fiscale vient appliquer ce que l’on appelle un abattement forfaitaire. Cet abattement est déterminé selon l’activité pratiquée par l’auto-entrepreneur et le chiffre d’affaires encaissé. 

Comme l’expose clairement la loi, la pratique de l’abattement forfaitaire ne permet pas à l’auto-entrepreneur de déduire ses frais au travers d’une note de frais contrairement aux modalités de rémunération du président d’une SASU. En effet, cela reviendrait à déduire deux fois les dépenses engagées.

Vous ne pouvez donc pas déduire les dépenses de votre chiffre d’affaires. Selon votre secteur d’activité en tant qu’indépendant, le taux de l’abattement est variable :

  • 71% du chiffre d’affaires pour les entrepreneurs spécialisés dans l’achat-revente.
  • 50% du chiffre d’affaires si votre activité relève des BIC
  • 34% du chiffre d’affaires si votre activité dégage des bénéfices non commerciaux.

Comment s’y prendre quand on est auto-entrepreneur ? 

La mise en place de frais de débours

Comme nous l’avons vu précédemment, le régime de la micro-entreprise ne permet pas de déduire les dépenses du chiffre d’affaires. 

La surfacturation est bien souvent choisie pour compenser ce problème : un micro-entrepreneur qui avance des frais pour un client peut ensuite surfacturer ce dernier pour récupérer son argent. Cette solution pose cependant deux problèmes importants :

  • Elle fait augmenter le chiffre d’affaires et par conséquent le montant des cotisations sociales. On gagne d’un côté, mais on perd de l’autre.
  • Elle amène à gonfler la facture, ce qui fait perdre en compétitivité : de quoi freiner le développement et la croissance de la micro-entreprise.

Une autre solution, moins répandue, se révèle beaucoup plus avantageuse et sans risque pour le chiffre d’affaires et la compétitivité : les frais de débours.

Pour réaliser des frais de débours, il vous faudra procéder en deux temps. Vous réalisez premièrement une facture pour vos prestations. Deuxièmement, vous établissez une facture à part pour les dépenses engagées pour le client.

Cette seconde facture sera remboursée intégralement par le client. Seule la facture pour vos prestations sera comptabilisée dans votre chiffre d’affaires. Vous obtenez donc le remboursement pour les dépenses que vous avez dû effectuer, tout en évitant les problèmes liés à la surfacturation. 

Comment distinguer les frais professionnels des frais de débours ? 

Les frais professionnels, couramment nommés frais réels, sont des dépenses engagées et facturées à votre nom, pour le compte d’une mission ou d’une prestation client. Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques, les frais de restauration ou encore d’hôtel sont les plus fréquents.Considérés comme des dépenses personnelles, ces frais ne peuvent être assimilés à des débours.

Un débours est une somme d’argent dépensée pour le compte d’un client et facturée au nom de ce dernier. 

Certaines conditions sont à respecter :

  • Avoir un accord écrit du client : un accord intitulé « mandat de débours » empêchera votre client de se détacher de ses obligations en matière de remboursement des frais.
  • Facturer les dépenses au nom du client : une facture détaillée des frais de débours et tous les justificatifs nécessaires devront être apportés à la facture générale.
  • Conserver les factures : celles-ci feront office de preuves en cas de litige ou de contrôle de l’administration fiscale.
  • Demander le remboursement dès la fin de la mission.

Comment utiliser les débours ? 

Les frais de débours sont particulièrement avantageux, mais cela demande une vigilance accrue de votre part pour éviter tout problème avec le client concerné ou l’administration.

Pour profiter des frais de débours, il est essentiel d’en discuter avec le client au préalable : comme dans le cadre de la note de frais classique, vous ne pouvez pas avancer des sommes sans en informer le client, puis demander un remboursement.

Si vous tentez de procéder ainsi, le client risque de vous opposer un refus ferme et vous n’aurez aucun moyen à disposition pour récupérer votre argent, si ce n’est de passer par la surfacturation. Là aussi, il est en droit de vous répondre qu’il n’avait pas été informé de ces frais et n’avait donc pas donné son accord.

Comment optimiser la gestion de ses notes de frais ?  

Différencier ses frais personnels des frais professionnels

La première chose que vous voulez faire en tant que propriétaire de petite entreprise est de bien différencier vos dépenses personnelles et au compte de votre entreprise. 

Cela facilite la comptabilité, car vous n’aurez pas à vous demander quelles transactions sont personnelles et lesquelles proviennent de votre entreprise lorsque vient le temps de payer les impôts et de vérifier la croissance de l’entreprise.

Vous pouvez soit ouvrir un autre compte auprès de votre banque existante ou trouver une banque distincte qui sera uniquement utilisée par votre entreprise. Dans le cas où vous possédez plusieurs entreprises, la seconde méthode vous facilitera le suivi.

Si vous comptez utiliser une banque distincte pour votre entreprise, procurez-vous-en une en ligne afin d’éviter les frais des banques traditionnelles. Recherchez ces fonctionnalités dans une banque en ligne : Inscription gratuite, gestion gratuite, transfert et acomptes sans frais, dépôts mobiles gratuits et/ou accès gratuit aux guichets automatiques, possibilité de lier des outils commerciaux externes et d’autres banques comme PayPal ou Mint.

Gérer son budget et ses notes de frais régulièrement

Un budget vous aide à planifier vos revenus et dépenses d’entreprise mensuels avant le début du mois. La façon la plus simple de gérer un budget pour votre petite entreprise indépendante est d’utiliser la technique du budget zéro.

La technique du budget zéro est une technique budgétaire et de prise de décision qui a pour objectif d’allouer les ressources de manière la plus efficace possible en « repensant » chaque dépense. Elle s’oppose à la procédure classique pour établir un budget qui consiste à considérer comme acquis celui de l’année précédente et à travailler de manière incrémentale. 

Toutes les dépenses doivent donc être justifiées puisqu’on attribue à chaque poste budgétaire une valeur 0 et que l’on ne l’augmente qu’au vu des résultats attendus.

La technique du budget zéro est suffisamment flexible pour gérer vos revenus variables, elle est donc parfaite pour les indépendants.

Un budget d’entreprise vous aide à dépenser moins que ce que vous gagnez. Une règle intelligente à suivre si vous voulez que votre entreprise réussisse.

Les meilleurs outils pour gérer sa facturation et ses notes de frais

Il existe de très nombreux logiciels de facturation sur internet, en voici deux exemples. 

Facture.net, un outil efficace pour les freelances

Il s’agit d’un outil de facturation et devis 100% gratuit. Vous permettant de gérer votre fichier client, d’établir des devis et de générer des factures gratuitement.

L’outil s’adresse donc assez naturellement en priorité aux indépendants. N’y cherchez pas de fonctionnalités avancées comme la gestion de trésorerie ou le paiement en ligne. En revanche, pour facturer simplement, c’est très efficace.

Factomos, idéal pour simplifier la facturation et gérer des extensions

Si vous cherchez un logiciel de facturation 100% en ligne pour vos devis et factures, Factomos peut être la solution. Cet outil made in France s’adresse tout particulièrement aux TPE, agences, professions libérales ainsi qu’aux freelances. Il se présente comme une solution idéale pour gagner du temps et simplifier la gestion de la facturation. La fonction de traitement des factures récurrentes pourrait notamment intéresser tous ceux qui vendent de l’abonnement.

Guillaume Guersanhttps://guersanguillaume.com/
Consultant freelance en marketing digital, je suis passionné par le référencement naturel et le content marketing. J'aime partager mes expériences (bonnes ou mauvaises). Pour cela j'ai créé un blog, je participe activement au magazine FreelanceTalks et j'ai créé le podcast La voix du freelance.

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