Comment bien gérer l’outsourcing de sa gestion de projet ?

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Bien réussir son projet passe inéluctablement par une bonne maîtrise de la gestion du projet. Or, il arrive que, bien souvent, mener un projet demande des compétences particulières qu’on pourrait ne pas avoir. Pour y faire face, une solution consiste à externaliser la gestion de projet chez une tierce partie, spécialisée dans ce métier. Dans cet article, je vais partager avec vous les avantages de l’outsourcing de la fonction de gestion de projet, et comment bien l’encadrer pour réussir son projet.

Définition de l’outsourcing 

L’outsourcing est un anglicisme qui renvoi au fait d’externaliser un ensemble de services d’une organisation ou d’une entreprise, vers une autre structure plus compétente en la matière. L’action de faire de l’outsourcing, donne par abus de langage, le verbe « outsourcer ».

Généralement, les entreprises choisissent d’outsourcer les fonctions supports dans leur organisation, qui ne font pas partie de leur métier. Par exemple, une usine de transformation agricole peut choisir d’externaliser sa comptabilité chez un cabinet comptable spécialisé. L’outsourcing peut aussi porter sur un processus spécifique de l’entreprise, pendant une période donnée. C’est parfois le cas pour le recrutement du personnel. Certaines entreprises s’offrent ponctuellement les services d’un cabinet de ressources humaines pour le recrutement de leurs agents ou cadres. 

Avantages et inconvénients de l’outsourcing

L’outsourcing présente plusieurs avantages, mais aussi quelques inconvénients.

  1. Le premier avantage de l’outsourcing est l’assurance d’avoir confié le service externalisé à un professionnel qualifié en la matière. C’est d’ailleurs le principe même de l’outsourcing : on est conscient de nos faiblesses sur un sujet donné, et on le confie à un professionnel pour garantir la bonne exécution de cette fonction.
  2. Le deuxième avantage de l’externalisation, c’est la réduction des risques d’échec. L’outsourcing est parfois une solution de contre-mesure adéquate pour faire face à certains risques identifiés. 
  3. Quand une activité est confiée en outsourcing à une entreprise plutôt qu’à un individu de l’entreprise, on s’affranchit des contraintes liées au facteur humain. Par exemple, une indisponibilité pour cause de maladie. Avec une entreprise, on a toute l’organisation nécessaire pour pallier ce genre d’insuffisances.

Ceci dit, l’externalisation peut présenter quelques inconvénients qui sont :

  1. L’inconvénient majeur de l’outsourcing est relatif aux aspects financiers. L’externalisation revient parfois plus couteuse financièrement que l’embauche d’une personne physique. C’est pourquoi l’entreprise doit l’intégrer de facto à son budget de fonctionnement dès le début de l’exercice budgétaire. Cependant dans le cas où nous avons besoin d’une ressource pour un besoin spécifique, il s’avère moins coûteux de l’externaliser.
  2. Un autre inconvénient de l’externalisation des services est le risque de dépendance externe d’une fonction de l’entreprise. En effet, en externalisant un service, l’entreprise dépend d’une ressource extérieure pour la gestion de ce service. Pour garantir la qualité du service, un contrat en bonne et due forme doit être conclu entre les deux parties. Ce contrat doit inclure à minima les aspects de disponibilité du service et de confidentialité dans le traitement des informations. Dans le cas d’un projet, il est primordial d’avoir un cahier des charges clair et précis afin d’éviter tout problème.

Outsourcing de la gestion de projet

La gestion de projet est un métier qui ne s’improvise pas. Et il est important de comprendre que plus un projet est sensible ou important, il s’avère impérieux d’en confier la gestion à une personne physique ou une personne morale expérimentée. C’est en cela que l’outsourcing de la gestion de projet s’avère être une option intéressante.

Le principe reste le même avec les autres fonctions de l’entreprise couramment externalisées. Toutes les activités relatives à la gestion du projet sont concédées à une tierce partie spécialisée, pour l’exécution et le suivi continu des tâches du projet.

L’outsourcing de la gestion de projet doit être un choix à faire avant même le début du projet, afin de prendre toutes les dispositions requises. Il est même recommandé d’associer l’entreprise choisie aux réflexions à faire à la phase d’initialisation du projet : élaboration de la cartographie des risques, du planning, du plan de communication, etc.

Cependant, il faut savoir qu’il y a une différence entre un PMO (Project Management Officer) et une gestion de projet en outsourcing. Le PMO est un rôle plus transversal sur un ensemble de projets. Il veille à l’application des bonnes pratiques dans la conduite du projet.

Cinq facteurs clés de succès de l’outsourcing de la gestion de projet

Pour garantir un bon fonctionnement de la gestion de projet en outsourcing, plusieurs facteurs de succès sont à prendre en compte.

  1. La fonction de gestion de projet est un élément à part entière du projet. Il arrive que dans le calibrage et la budgétisation du projet, on minimise les aspects liés intrinsèquement à la gestion de projet. Et c’est le premier point sur lequel le succès de l’outsourcing est axé : la planification.

Si vous optez pour une gestion de projet en outsourcing, cela doit être formellement pris en compte dans le budget du projet, tout comme les autres points directement liés aux objectifs et aux résultats attendus du projet.

  1. La signature d’un contrat clair sur les engagements de la structure avec laquelle on externalise la gestion de projet. Ces engagements doivent refléter les objectifs prédéfinis du projet.
  2. La transparence et la communication dans les relations avec l’entreprise à laquelle on confie la gestion de projet. Dans bien de cas, l’outsourcing de la gestion de projet peut s’apparenter à de la maîtrise d’ouvrage déléguée. L’entreprise doit rendre compte périodiquement au maitre d’ouvrage des avancements du projet et des difficultés rencontrées sur le terrain.
  3. Un quatrième facteur de succès de l’outsourcing est l’anticipation sur les points de litige éventuels qui peuvent survenir entre les différents acteurs du projet, et notamment entre le commanditaire du projet et l’entreprise en outsourcing. 

Un point de litige fréquent est le partage des responsabilités dans la mise à disposition des ressources nécessaires au déroulement du projet. L’accord conclu entre les deux parties doit veiller à spécifier tout le circuit logistique, en temps et en heure, de la fourniture des moyens prévus pour la bonne exécution des travaux liés au projet.

Le maître d’ouvrage doit aussi s’assurer de respecter toutes les modalités de l’entreprise gestionnaire du projet selon ce qui a été convenu dans le contrat.

  1. Il est important de s’assurer que l’entreprise choisie a des compétences avérées dans la gestion de projet, de façon générale, mais aussi qu’elle a de l’expérience dans la conduite de projet du même type. Par exemple, s’il s’agit d’un projet de construction de route, il faut s’assurer d’opter pour une entreprise qui a de l’expérience dans la gestion de projet de génie civil. Selon le type de projet, la conduite à tenir a des spécifications particulières que le Project Management doit prendre en charge. Ce point doit être précisé dans le cahier des charges de l’outsourcing de gestion de projet.

Définir un cahier des charges pour un outsourcing de projet

La démarche de choisir une entreprise pour l’outsourcing du projet est initiée par un cahier des charges à définir. Ce cahier des charges a pour objectif de préciser clairement les attentes du maître d’œuvre sur la conduite du projet.

Ce docuemnt devrait contenir à minima :

  • Une description sommaire du projet 
  • Un intervalle approximatif sur le budget d’exécution
  • La durée d’exécution souhaitée
  • Le niveau d’exigences sur l’expérience et les compétences attendu pour la gestion du projet
  • La méthodologie ou la démarche de gestion de projet souhaitée : dans leur réponse au cahier des charges, les soumissionnaires devront expliquer leur approche de conduite de projet.

Conclusion

L’outsourcing de la gestion de projet peut contribuer énormément au succès de votre projet, parce que vous la confiez à une personne ou structure qualifiée en la matière. Cependant, mal géré, l’outsourcing peut être une source de litiges supplémentaire ou un facteur d’échec au projet. 

Guillaume Sigui
Guillaume Sigui
Guillaume SIGUI est ingénieur de conception en informatique de formation. Après plusieurs postes occupés dans la direction et la gestion de projet, il veut partager ses expériences avec vous dans la conduite de projet, et vous aider à faire face aux exigences de ce métier passionnant.

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