Comment lutter contre la procrastination ? Ma méthode pour devenir un freelance efficace et performant

La possibilité de gérer ses horaires et son planning de travail comme on le désire fait partie des choses les plus appréciées par les freelances. Oui mais attention, cette liberté tant chérie peut également très vite vous mettre dans des situations difficiles.

Vous l’aurez sans doute compris, aujourd’hui nous abordons le thème de la procrastination. Freelance depuis 10 ans, il s’agit pour moi du pire ennemi du travailleur indépendant.

Mais qu’est-ce que la procrastination au juste ? Pourquoi est-elle si dangereuse pour le développeur freelance ? Et surtout, comment faire pour y remédier ? Grâce à FreelanceRepublik, je vous donne aujourd’hui mes astuces pour devenir un entrepreneur efficace.

Qu’est-ce que la procrastination ?

La procrastination, c’est la tendance à repousser à plus tard ce qui peut être fait immédiatement.

Dans la grande majorité des cas, il s’agit de tâches qui ne nous emballent pas (voire qui nous pèsent), et que nous remplaçons par d’autres, plus attrayantes. Il peut également s’agir d’une prise de décision que nous repoussons sans cesse.

La procrastination « active »

Attention, procrastiner ne signifie pas forcément ne rien faire.

Par exemple, mettons que vos deux priorités soient de rédiger la documentation technique d’un programme, et de créer des tests unitaires. Ces deux tâches sont importantes et urgentes, mais ne vous donnent pas spécialement envie.

En revanche, vous savez que votre client aimerait que vous développiez une nouvelle fonctionnalité pour son programme. Cette tâche est moins urgente que les deux autres, mais vous avez très envie de la faire.

Si vous êtes comme moi, alors vous allez certainement commencer par le développement de la nouvelle fonctionnalité, et repousser au lendemain (ou au surlendemain, ou…) la rédaction de la documentation et des tests unitaires.

On se dit que ce n’est pas trop grave, qu’il faut bien le faire de toute façon, alors pourquoi pas maintenant. En plus la deadline est pour la semaine suivante, alors on a le temps !

C’est ça, procrastiner. C’est se lancer dans ce qui nous plait le plus, dans ce qui nous apporte un confort immédiat. Et tant pi pour le reste.

J’appelle ce comportement la « procrastination active », car même si ce programme n’est pas idéal, il a tout de même le mérite de faire avancer au moins en partie notre activité. Ce qui n’est pas vraiment le cas, en revanche, de ce que j’appelle la « procrastination passive ».

La procrastination « passive »

Quand on devient un maître en matière de procrastination, il arrive aussi que l’on passe parfois des journées entières à travailler (du moins c’est ce que l’on croit !), pour se rendre compte le soir qu’on n’a finalement pas fait grand-chose de la journée.

Allers-retours incessants à la boite mail, suivi en quasi temps réel des diverses statistiques, réflexions interminables sur de nouvelles stratégies ou de nouveaux projets, pause clope toutes les demi-heures, visites sur les réseaux sociaux…

Tant d’heures passées à travailler, et qui au final ne servent à rien ! Terriblement frustrant.

Mais pas de panique, nous sommes tous passés par là. Que le développeur freelance qui n’a jamais procrastiné de sa vie me jette la première pierre.

D’ailleurs, si c’est très ponctuel, ce n’est pas spécialement grave. On a tous des coups de mou, des jours où il est plus difficile de se concentrer que d’autres.

Là où cela devient dangereux pour votre activité en revanche, c’est lorsque l’art de la procrastination commence à s’immiscer dans votre quotidien. Et ça, ça peut rapidement mettre en péril votre entreprise.

Ne pas savoir où l’on va, c’est le meilleur moyen de tourner en rond et de ne pas avancer.

Pourquoi procrastiner est-il si dangereux pour le freelance et comment s’en rendre compte ?

Comme je viens de le dire, procrastiner une fois de temps en temps n’est pas si grave. Mais attention ! Discrète de prime abord, la procrastination a tendance à s’immiscer insidieusement dans le quotidien du freelance. Il ne s’en rend d’ailleurs pas toujours compte. Et c’est là que commencent les problèmes.

Pourquoi la procrastination est-elle si dangereuse ?

Tout simplement parce qu’il n’est pas possible de toujours prioriser son travail en fonction du confort immédiat qu’il procure. Il y a toujours des tâches que l’on aime moins, voire que l’on n’a pas du tout envie de faire. Mais ces tâches sont tout aussi nécessaires !

Deadlines difficiles à respecter, travail bâclé et moral en baisse

Or à force de procrastiner, le développeur freelance se retrouve face à une accumulation de tâches inintéressantes, qui non seulement ne sont pas bonnes pour son moral, mais qui en plus risquent de mettre en péril le respect de ses deadlines.

Si l’on reprend notre exemple de la première partie, notre développeur freelance a donc choisi de développer de nouvelles fonctionnalités au lieu de rédiger les tests unitaires et la documentation qu’il doit rendre pour la semaine suivante.

S’il s’en occupe dès le lendemain et qu’aucun contre-temps ne vient se glisser dans son planning d’ici-là, cela ne posera à priori pas de problème. En revanche, s’il continue de repousser ces tâches à plus tard, et qu’un problème survient ou que de nouvelles priorités se dégagent, il ne lui sera plus possible de respecter sa deadline.

Or le non respect de la deadline sera du plus mauvais effet envers le client. Sans parler du moral du développeur freelance, qui en prend un coup lui aussi.

Et même si notre développeur freelance parvient à tenir les délais, ce sera probablement au détriment de la qualité de son travail, ou bien parce qu’il aura sacrifié une partie de son temps libre pour faire face à l’urgence.

Facturation inexacte

Autre problème de la procrastination : la facturation.

Si vous facturez votre client pour une mission évaluée à quatre jours de travail, et que finalement vous y consacrez une journée de plus à cause de votre manque d’organisation, alors vous aurez travaillé gratuitement une journée. Peu importe votre taux horaire, impossible de demander une rallonge à votre client, si le retard est simplement dû à un manque d’organisation et de motivation de votre part.

Une journée c’est déjà beaucoup, mais imaginez maintenant que ce même schéma se reproduise régulièrement, et que vous passez systématiquement 10, 20, 30% de temps en plus pour chaque tâche… Je vous laisse faire le calcul de la perte sèche engendrée chaque mois !

Comment faire alors pour en finir avec la procrastination et devenir un freelance efficace ? Une seule solution : l’organisation.

Les conseils de FreelanceRepublik pour arrêter de procrastiner

La prise de conscience

Si certains freelances sont parfaitement conscients qu’ils ont tendance à procrastiner, ce n’est pas toujours le cas.

Pour savoir si oui ou non vous avez recours à la procrastination, répondez honnêtement aux questions suivantes :

  • Quand vous avez le choix entre plusieurs tâches, commencez-vous généralement par celle qui vous plait le plus ? Et ce, même si une autre est plus urgente ?
  • Vous arrive-t-il régulièrement d’être dans l’urgence pour respecter une deadline ?
  • Avez-vous tendance à repousser les tâches qui ne vous motivent pas ?
  • Rencontrez-vous des difficultés à respecter vos plannings et listes de tâches ?

Si vous avez répondu positivement à plusieurs de ces questions, alors pas de doute : vous avez tendance à procrastiner. Mais pas de panique ! Il nous est tous arrivé de procrastiner un jour. Moi la première d’ailleurs 😉

Maintenant que vous en avez conscience, vous allez pouvoir vous reprendre en main et revoir votre organisation de travail. Plus efficace et concentré, vous pourrez réaliser bien plus de tâches au sein d’une même journée.

Vous avez envie de devenir un freelance plus performant ? Voici mes conseils pour mieux vous organiser et en finir avec la procrastination !

Divisez vos tâches en sous-tâches

Je vous recommande tout d’abord de lister tous vos objectifs du mois. Un nouveau programme à développer ? Une mise en production à réaliser ? Des correctifs de sécurité sur un projet ? La recherche d’un nouveau contrat ? L’amélioration de votre portfolio ? …

Ensuite, pour chaque projet, prenez le temps de le diviser en tâches et sous-tâches.

Oubliez les tâches trop vagues, comme par exemple « Créer le design de l’application mobile Machin ». Difficiles à évaluer en terme de charge de travail, elles seront sans cesse repoussées, ou demanderont plus de temps que nécessaire pour être effectuées.

A la place, divisez-les en plein de petites tâches. Par exemple : design du splash screen, design des boutons, design global des formulaires, design des menus, design d’une pop up, design de l’écran 1, etc etc.

Puis, pour chaque tâche, estimez la durée nécessaire à sa réalisation. Tâchez d’être le plus réaliste possible dans votre estimation, et ajoutez ensuite 10 à 20% de temps en plus, selon la complexité de la tâche, pour palier à tout imprévu.

Vous aurez ainsi une meilleure vision d’ensemble de chacun de vos projets, et pourrez plus facilement quantifier la charge de travail nécessaire à leur réalisation.

N’hésitez pas à vous aider du cahier des charges de la mission pour cela.

Triez vos tâches en 4 catégories

Maintenant que vous avez la liste de toutes vos tâches sous la main, prenez quelques instants pour les catégoriser. Une méthode très connue (et très pratique !) consiste à les classer en quatre catégories :

  • Les tâches urgentes, que je dois faire ;
  • Les tâches urgentes, que je peux déléguer ;
  • Les tâches non urgentes, que je dois faire ;
  • Les tâches non urgentes, que je peux déléguer.

Grâce à cette méthode, vous aurez une vue directe sur les priorités. Vous pourrez en outre préparer ce dont votre prestataire aura besoin pour réaliser les tâches que vous lui confierez.

Organisez votre journée grâce à une to do list efficace

Vous pouvez désormais commencer à préparer votre to do list.

Le plus efficace à mon avis, est d’avoir une to do list globale pour la semaine (qui reprend toutes les priorités évoquées dans le point précédent) afin d’avoir une sorte de guideline, puis une to do list précise par jour.

Mais attention, pour que votre liste de tâches soit efficace, il ne suffit pas de noter en vrac une série de tâches prioritaires, et d’espérer en venir à bout le plus rapidement possible. Ca, c’est une super méthode pour continuer à faire des journées à rallonge, et de vous décourager.

Voici mes conseils pour une to do list efficace :

Complétez votre to do list la veille au soir

La to do list de la journée sera idéalement complétée la veille au soir, afin de pouvoir directement commencer votre journée sur les chapeaux de roue.

Certains entrepreneurs préfèrent toutefois la rédiger le matin même. Aussi n’hésitez pas à tester les deux solutions afin de voir laquelle est la plus adaptée pour vous.

Fixez les plages de travail de la journée

Déterminez dans un premier temps le temps de travail réel dont vous disposez dans la journée.

Si vous avez des rendez-vous (professionnels ou non), pensez à bien les spécifier et à prévoir un petit temps avant et après afin de palier à tout imprévu (rendez-vous plus long que prévu, difficulté à se concentrer avant ou après le rendez-vous…).

Plus généralement, mieux vaut prévoir moins d’heures travaillées que trop.

Priorités aux tâches urgentes !

Ensuite, remplissez les cases de votre journée avec vos tâches, en commençant bien évidemment par les plus urgentes.

Veillez à ce que la durée estimée de la tâche entre bien dans la plage horaire définie : mieux vaut en effet éviter d’être interrompu au milieu d’une tâche.

Les tâches inintéressantes en premier

Essayez en outre de commencer votre journée par les tâches qui vous plaisent le moins ou celles qui sont le plus difficiles.

Le reste de votre journée vous paraitra ainsi bien plus agréable et vous aurez moins tendance à procrastiner.

Une succession de tâches cohérente et logique

Organisez les tâches au sein de votre journée de manière à avoir une certaine cohérence, notamment en terme d’organisation de l’environnement de travail. C’est notamment valable si vous travaillez sur un ordinateur / OS / logiciel différent d’un projet à l’autre.

Évitez de programmer le développement d’une feature pour le projet A à 8h, puis une heure de débug pour le projet B à 9h, avant de retourner sur le projet A à 10h. Ces allers-retours incessants vous demanderont un certain temps d’adaptation à chaque fois, et vous feront perdre du temps. Vous pouvez par exemple réaliser toutes les tâches du projet A de 8 à 12h, puis passer sur le projet B après la pause déjeuner.

Planifiez vos pauses !

Vous n’êtes pas une machine. Pour rester productif tout au long de la journée, vous avez besoin de faire des pauses.

Oh pas forcément très longues, quelques minutes suffisent parfois.

En les planifiant, vous ne culpabiliserez pas le moment venu, et éviterez également l’écueil inverse, à savoir prendre plus de pauses que nécessaire (très courant lorsque l’on a tendance à procrastiner !).

Accordez-vous également des jours de repos dans la semaine pour prendre du temps pour vous et vos proches. Plus vous arriverez à maintenir un bon équilibre entre votre vie pro et perso, et plus vous aurez un mental d’acier.

Visualisez votre progression de la journée

Rayez chaque tâche accomplie au fur et à mesure, cela vous motivera de voir votre liste de tâches se réduire à vue d’œil !

Une seule tâche à la fois

Évitez d’être multitâche.

On a certes l’impression de gagner du temps car on fait deux ou trois choses à la fois, mais c’est faux. Plus vous vous disperserez, et moins votre productivité sera élevée. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois, et ne passez à la suivante que lorsque vous l’avez pleinement terminée.

Respecter le planning du jour

Et bien sûr, si vous avez envie de vous attaquer aux tâches prévues pour le lendemain, astreignez-vous à terminer d’abord toutes les tâches de la journée avant de vous lancer. Sinon, vous recommencerez à procrastiner.

Attention aux distractions !

Voyons un dernier point qui peut vous poser problème si vous avez tendance à procrastiner : les distractions.

Appels téléphoniques, mails, réseaux sociaux, jeux mobile, vidéos Youtube… Toutes ces distractions coupent le freelance dans son travail, et le déconcentre. Elles peuvent même s’éterniser, et à la fin de la journée le développeur freelance se rend compte qu’il n’a pas fait la moitié des tâches prévues initialement.

Pour devenir un freelance efficace, vous devez à tout prix vous libérer de ces distractions.

Réservez dans votre emploi du temps une plage horaire pour consulter et répondre à vos mails et appels téléphoniques, et réservez vos loisirs pour les moments de pause (en respectant l’heure de début et de fin inscrites dans votre planning !).

Si vous en avez la possibilité, aménagez-vous un bureau au calme, afin de travailler dans les meilleures conditions possibles. Vous pouvez également éteindre votre téléphone, et même couper internet lors des tâches qui ne nécessitent pas d’y être connecté.

Conclusion

La méthode que je vous propose dans cet article est, il est vrai, contraignante et fastidieuse de prime abord.

Néanmoins, elle a le mérite de définir précisément le périmètre de chaque projet, et donc non seulement d’améliorer votre organisation au quotidien, mais également de procéder à une facturation plus juste.

La communication avec votre client en sera en outre facilitée, et il comprendra mieux pourquoi créer un programme, une application mobile ou un site internet demande du temps.

A noter que cette méthode d’organisation peut parfaitement être couplée avec d’autres, comme le diagramme de Gantt par exemple.

Prêt à démarrer votre prochaine mission sereinement et sans procrastiner ? Rendez-vous sur FreelanceRepublik pour obtenir de nouveaux contrats freelance ! Et en plus, c’est gratuit pour les freelances 😉

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