Freelances : Sortez du lot!

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Croissance de l’auto-entrepreneuriat, multiplication des contrats en régie, célébration des task forces — l’organisation du travail change et tend de plus en plus vers l’externalisation.

Ces changements sont-ils dus à l’évolution du Code du travail ou à l’arrivée d’un nouveau mode de pensée économique ? Sont-ils positifs pour l’entreprise parce qu’ils libèrent le travail, ou néfastes parce qu’ils le fragilisent ? Cet article ne prétend pas trancher sur ces questions.

Qu’on les salue on qu’on les déplore, ces évolutions récentes nous poussent à repenser notre manière de travailler. Et si on prend la peine de mentionner le climat macro-économique, c’est que la plupart des entreprises les adoptent à chaud, dans l’urgence, sans vraiment réfléchir à ce qu’elles signifient sur le long terme.

Monter une équipe de freelances, c’est déjà se projeter dans une temporalité plus longue et adopter une démarche plus pérenne.

Pour que ce choix fonctionne, il est important de bien comprendre ce qu’il implique en termes de managementet de rapports hiérarchiques. Une réflexion qui pousse en premier lieu à s’interroger sur la pertinence même de créer une équipe de freelances.

Acheteur de prestations intellectuelles ? Consultez notre guide pour trouver des freelances.

Pourquoi créer une équipe de freelances ?

Parce que c’est pas cher

Commençons par la raison la plus évidente et, on le verra, sans doute la moins pertinente. Comparé, à un emploi salarié, s’adresser à un indépendant, soit parce qu’on vient de monter son entreprise et qu’on n’a pas encore les moyens d’engager, soit parce que la nécessité s’inscrit dans un temps trop court pour créer un poste, paraît en première vue moins onéreux.

Tout en gardant à l’esprit les contraintes comptables qui pèsent sur les entreprises, on mettra cependant un bémol important sur cette perspective, et ce pour deux raisons :

  • Le coût de transaction des freelances : certes, le travailleur indépendant paie lui-même ses charges, et on n’a pas besoin de le rémunérer pendant les périodes de creux. Cependant, il engendre aussi des coûts, d’abord en termes de temps. Bien briefer un prestataire demande une forte implication de la part du client. Quand on souhaite monter une équipe à part entière, ce temps est démultiplié, et il n’est pas rare de devoir consacrer un employé à plein temps à manager ladite équipe. Et pour peu que le projet soit difficile, les délais courts et les attentes très élevées, on peut être amené à devoir répéter ce brief plusieurs fois, à des personnes différentes.
  • Le travail de qualité, ça se paie : en se promenant sur les différentes plateformes de mise en relation, on peut avoir une idée complètement biaisée des tarifs demandés par des experts qualifiés. Mais si l’on souhaite s’adresser à des collaborateurs de haut niveau, il faut savoir qu’il faudra compter deux ou trois fois — voire bien plus — le taux horaire moyen d’un salarié. De plus, la rigueur dépend de la compétence, mais aussi du temps accordé à une tâche. Et c’est en rémunérant ses prestataires correctement qu’on s’assure qu’ils accorderont le temps nécessaire à ses projets.

Si la rationalité économique est bien sûr un facteur majeur dans la décision de s’adresser à des indépendants, on constate donc que cela ne peut pas être l’unique motivation. Sinon, on risque d’être rapidement confronté à un fort turnover, ou de devoir essuyer les plâtres d’une équipe peu motivée.

Pour profiter d’une expertise sur des sujets précis

À l’opposé d’une logique de contraction des coûts, on trouve aussi une logique qualitative. Il s’agit alors detrouver des profils et des compétences rares, parce qu’on en a besoin à un moment particulier, ou de temps en temps.

Si vous adoptez cette perspective dès le départ, il y a de fortes chances pour que votre management d’équipe se déroule bien. En effet, en allant chercher des profils individuels spécialisés plutôt qu’une force de travail interchangeable, on jette dès la prospection les bases d’une relation client-prestataire saine et durable.

Reste à définir les bonnes pratiques à adopter à chaque étape du recrutement de votre équipe.

La chasse aux profils

Où les trouver ?

L’éternelle question : où trouver les meilleurs profils pour mon projet ?

  • Le bouche-à-oreille
    • Les + : on optimise son temps de recherche en utilisant des ressources à notre disposition ; on peut éventuellement profiter de tarifs préférentiels ; on opère un transfert de confiance entre la personne recommandée et celle qui recommande.
    • Les – : la méthode dépend de la taille de son réseau ; elle ne permet pas forcément de trouver des profils très qualifiés dans des domaines spécifiques ; l’aspect humain peut supplanter l’aspect professionnel.
  • Les plateformes généralistes (réseaux sociaux, job boards et plateformes pour freelances)
    • Les + : un choix très large ; des plateformes souvent gratuites à l’inscription ; une bonne flexibilité
    • Les – : un énorme coût temporel (ce qui peut être problématique quand on cherche des prestataires pour compenser un surplus d’activité) ; des profils non présélectionnés.
  • Les plateformes spécialisées
    • Les + : des prestataires triés sur le volet, et parfois testés ; un accompagnement personnalisé ; l’accès à des ressources documentaires.
    • Les – : des plateformes souvent payantes à l’inscription ; une offre moins diverse

Tout dépend, donc, des attentes et des besoins de l’entreprise. Toutefois, on mettra encore une fois en garde contre les coûts indirects (temps, pourcentage de la rémunération) que peuvent engendrer les offres généralistes et en apparence gratuites.

Reste à convaincre les talents de rejoindre votre équipe. Pour ce faire, suivez le guide.

Manager son équipe de freelances

Une fois son équipe de prestataires au complet, reste à savoir comment travailler avec elle au jour le jour.

Créer une relation de confiance

La première étape est de définir de la manière la plus précise possiblequelles seront les missions de chacun des freelances de l’équipe, et de s’assurer qu’elles sont bien en adéquation avec ce qu’ils recherchent.

Si, au premier contact, vous sentez que votre collaborateur potentiel n’est pas motivé parce que vous lui proposez, repensez la mission ou cherchez quelqu’un d’autre. Cela peut-être frustrant, mais peut aussi éviter de nombreuses difficultés dans l’avenir.

Afin d’être sûr que vous êtes sur la même longueur d’onde,privilégiez au maximum les interactions par téléphone, ou, encore mieux, en face à face

Même si cela peut-être lourd et coûteux, à organiser, réunir toute l’équipe au moins une foisdans la même pièce peut également avoir des effets positifs. Cela permet non seulement d’exorciser les tensions accumulées dans les échanges de mails, mais aussi d’offrir un espace de discussion plus libre et décontracté, où les différents éléments de l’équipe se livreront plus facilement sur les changements à apporter.

Apprenez ici comment gérer au mieux vos relations avec des freelances.

N’ayez pas peur que vos freelances se rencontrent et discutent entre eux sans passer directement par vous. Si vos projets le permettent, encouragez même ces interactions ; elles pourront générer des gains de productivité inattendus. En effet, les prestataires ont tout intérêt, de leur côté, à se redistribuer certaines tâches suivant leurs compétences réciproques ou à s’entraider.

Travailler ensemble au quotidien

Il s’agit ensuite de définir un workflow efficace. En la matière, les bonnes pratiques vont alors varier suivant le secteur et le type d’entreprise. On sait qu’un freelance bien informé des enjeux internes aura tendance à être aussi plus impliqué ; mais la circulation de l’information peut évidemment être limitée par des questions de sécurité informatique ou par des politiques de confidentialité.

Concernant le management à proprement parler, gardons en tête que la majorité des freelances qualifiés ont choisi ce mode de vie. Ainsi, s’ils apprécient toujours d’être intégrés aux décisions, la plupart d’entre eux supporteront difficilement le micromanagement.

C’est pourquoi il est capital de définir missions et exigences le plus clairement possibles, si possible par écrit, et de mettre en place des protocoles garantissant un maximum d’autonomie aux membres de l’équipe.

Une équipe d’indépendants bien briefée et profitant d’outils adaptés fonctionnera presque toute seule. Mais attention, tout est dans le « presque ». Pour que l’équipe reste une équipe sur la durée, le manager doit trouver le fragile équilibre entre flexibilité et engagement. Le freelance doit toujours se sentir libre — mais avoir envie de s’investir dans le projet.

C’est là qu’intervient la question du feedback. Ce dernier doit être régulier et précis. Il est tout autant, voire plus important que le brief, car c’est l’un de vos seuls leviers pour infléchir la motivation de vos prestataires. Avec des freelances, pas d’augmentation, de comité d’entreprises ou d’aménagements horaires pour montrer votre reconnaissance. Là encore, il faudra apprendre à communiquer, en se forçant régulièrement à surmonter la distance que peut imposer une relation majoritairement virtuelle — ou, pour les freelances qui travaillent dans votre entreprise, celle générée par l’absence d’attachement contractuel.

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