Le freelance est un vrai couteau suisse. Pas le choix : gérer son activité requiert bien plus que des compétences professionnelles liées à son métier. Un développeur devra gérer des tâches administratives, un graphiste devra gérer son référencement et un consultant en marketing devra être un pro de la gestion projet. Heureusement, des outils existent pour simplifier la vie des freelances.
Facturation : des outils simples et accessibles
Sûrement le plus difficile, l’administratif nécessite de nombreuses heures de lectures. Peu importe le statut : micro-entreprise, EURL, SASU, l’administratif doit être maîtrisé.
La facturation est extrêmement importante. En effet, des factures mal éditées peuvent poser problèmes plusieurs années après leur encaissement donc mieux vaut fournir à ses clients des factures conformes.
Beaucoup commencent en éditant des factures sous Excel ou Word via des modèles gratuits trouvés sur internet. Souvent, c’est une mauvaise idée car les modèles gratuits trouvés sur internet ne sont pas toujours à jour vis à vis des derniers dispositifs : il suffit qu’une mention obligatoire récente manque pour que cela pose problème en cas de contrôle.
Des outils existent, heureusement, pour simplifier la vie des freelances.
Facture.net. Cet outil est 100% gratuit. Très basique, il permet de créer des devis et des factures conformes très rapidement. Malgré sa gratuité, l’outil est conforme à la loi anti-fraude. Facture.net va un peu plus loin en proposant un outil de CRM adapté aux petites structures. En effet, il est possible de tenir à jour un journal d’activité pour chacun de ses clients et prospects (emails, appels, opportunité d’affaires).
Une démo est proposée. Découvrez toutes les fonctionnalités de Facture.net ici.
Plus besoin de Photoshop pour réaliser des visuels
Comme toute entreprise, un freelance a des besoins en graphisme. Par exemple, pour :
- Un logo, pour ses factures, sa signature email et son site
- Des visuels impactants pour ses réseaux sociaux : pages de réseaux sociaux, posts
- Créer des graphiques ou visuels sur des présentations (PPT / Keynote)
- Redimensionner des images et y ajouter des filtres voire quelques retouches
- Créer des guides / livres blancs pour convertir plus de clients
- Etc.
Comment faire quand on ne maîtrise pas Photoshop ? Heureusement aujourd’hui il existe des outils gratuits et simples.
Premier outil : Canva. Sûrement le plus connu de tous, Canva a l’avantage d’être gratuit et simple d’utilisation. L’outil permet de créer de très nombreux visuels. On peut partir d’une feuille blanche ou d’un modèle pré-existant. La bibliothèque de modèles de Canva est gigantesque et couvrira tous les besoin d’un freelance. L’outil permet d’ajouter des formes, des icônes, du texte, des images libres de droit et tout est personnalisable. L’offre Premium ajoute quelques fonctionnalités intéressantes et est proposée à 11,99€ / mois.
Découvrez Canva ici.
Second outil : Pixlr. Cet outil gratuit se veut être le Photoshop gratuit accessible depuis son navigateur. En effet, plus besoin de payer ne licence hors de prix et d’installer un logiciel sur son poste, Pixlr est accessible depuis un navigateur et ne nécessite même pas la création d’un compte. Évidement, l’outil est moins sophistiqué qu’Adobe Photoshop, néanmoins ses fonctionnalités restent largement suffisantes pour un freelance et l’outil est beaucoup plus simple à prendre en main. Parmi les fonctionnalités : redimensionnement, recadrage, crayon, pinceau, outil de remplissage, réduction de l’effet yeux rouges, luminosité, sépia, filtres d’effets pré-définis, calques, etc.
Découvrez Pixlr ici. L’outil nécessite Flash.
Suivi et gestion de projet
La gestion de projet est importante. Bien sûr, si on bosse directement chez le client sur des missions longues de plusieurs mois, le client aura déjà ses outils de management de projet. Par contre, si l’on travaille avec plusieurs clients voire sur des prestations ponctuelles, rigueur et organisation s’imposent.
Le risque, sinon, est de se retrouver débordé et en retard sur un ou plusieurs projets. Heureusement, pour articuler au mieux ses différents projets, il existe des outils.
Premier outil : Trello. Trello est un outil gratuit permettant de créer des tableaux. Dans chaque tableau on retrouvera autant de colonnes que l’on souhaite et dans chaque colonne autant de carte que l’on veut. Chacun s’appropriera l’outil en fonction de ses besoins mais les possibilités sont illimitées pour s’organiser au mieux. On peut notamment associer une carte ou une colonne à chaque projet. Dans chacun des cartes, peuvent se présenter : une date limite (avec rappel), une description, des commentaires, des fichiers joints, des étiquettes. De plus, Trello est collaboratif et multi-utilisateurs.
Découvrez Trello ici.
Second outil : Toggl. Il s’agit d’un outil de Time tracking. Toggl va vous permettre de tracker le temps passé sur chaque tâche, donc sur chaque projet et pour chaque client. L’objectif derrière de suivi pour un freelance : mieux optimiser son temps et fournir de la transparence à ses clients. En effet, Toggl permet d’exporter des rapports que l’on peut ensuite transmettre à ses clients. Très utile si l’on facture à l’heure ou à la journée. Au delà des reporting pour les clients, il est possible de savoir quels types de projets créent le plus de valeur et sont les plus rémunérateurs.
L’outil propose une version gratuite et une version Premium à 9$ / mois via un forfait annuel. Découvrez Toggl ici.
Vous avez à présent une boîte à outil complète pour piloter et gérer votre activité de freelance. Bien entendu, d’autres outils existent et il est indispensable de tester les outils présentés pour s’en faire une véritable idée.
