Facture auto / micro entrepreneur : notre guide

Facture auto micro entrepreneur guide

En tant que professionnel, le micro-entrepreneur doit facturer ses prestations, et ce, qu’il commercialise un service ou un produit. L’établissement de la facture relève d’une opération importante et ne doit pas se faire n’importe comment.

S’agit-il d’une tâche difficile ? En fait, la facturation n’a rien de complexe. Il faut seulement connaître le principe notamment les mentions obligatoires et la numérotation. Justement, le but de cet article, c’est de vous donner des conseils adéquats si vous  venez de vous lancer dans le micro ou auto-entreprenariat.

Pourquoi établir une facture ?

Que vous soyez un auto-entrepreneur ou un micro-entrepreneur, la facture est un outil comptable essentiel. En effet, elle constitue une justificative de chaque vente réalisée ou chaque prestation fournie. Ainsi, elle facilite la tenue de la comptabilité.

La question est : est-ce que l’établissement de la facture est obligatoire ? En fait, tout dépend du type de client. Entre professionnels, la facturation est obligatoire selon la loi, et ce, pour toute opération réalisée. En revanche, pour les clients particuliers, elle est facultative, sauf en cas de ventes à distance et d’échanges intercommunautaires. Dans le cas où la  prestation concerne la réalisation de travaux immobiliers, l’établissement d’une note est aussi requis. Il en est de même lorsque le coût du service est supérieur ou égal à 25 euros.

Il faut souligner que le contenu d’une note et d’une facture diffère. En effet, pour la note, les informations à présenter sont moins détaillées. Normalement, on doit y trouver la date, le nom et l’adresse de la micro-entreprise, le nom du client et le montant total à payer. La quantité et le prix unitaire du produit vendu ou de la prestation fournie figurent aussi dans la note.

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En revanche, la facture doit comporter des mentions obligatoires et des informations bien détaillées. Sachez aussi que les deux documents sont à éditer en deux exemplaires. L’un est attribué au client et l’autre est à conserver pour une période de 10 ans.  Il faut les présenter sur un support en papier. Sur demande du client, la facturation peut être faite sur un support électronique.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Comme il a été déjà indiqué précédemment, la facture délivrée par un micro/auto entrepreneur doit comporter des mentions obligatoires. Il faut commencer par son identité c’est-à-dire, son nom, son adresse et son nom commercial s’il y en a.

Les informations qui garantissent que l’auto-entrepreneur exerce son métier en toute légalité

On cite entre autres son numéro de SIREN et la mention « Dispensée d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ». Si vous êtes un auto/entrepreneur immatriculé, vous devez fournir votre numéro d’immatriculation et la ville où se situe le RCS. La date d’émission de la facture est la prochaine information obligatoire à mentionner. La date d’émission est la date où la facture est créée, la date de livraison, correspond à la date de livraison de la prestation.

L’identité de l’acheteur

Si c’est un entrepreneur individuel, il faudra renseigner son nom et son adresse professionnelle. En revanche, si c’est une société, il faudra présenter sa dénomination sociale, sa forme juridique et son siège social.

La désignation de l’opération et le décompte détaillé

En fait, il est indispensable d’effectuer une description détaillée des produits vendus ou des prestations fournies en indiquant avec précision la nature et la référence. La quantité et le prix sont aussi à préciser. Notons que si vous avez vendu un service, vous êtes tenu de mentionner le coût des matériaux  utilisés et le prix de la main-d’œuvre.

Les taxes

En cas de majoration de prix liée au transport ou à l’emballage, il faudra les indiquer clairement. On doit aussi présenter dans la facture la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) si on en est redevable. Dans ce cas, il faut préciser votre numéro d’identification à la TVA, la quantité et le prix hors taxes des produits ou des prestations vendues, le taux appliqué et le montant de TVA facturée.

En revanche, pour les micro-entrepreneurs qui bénéficient d’une franchise en base de TVA, il est interdit d’indiquer la TVA dans la facture. Il faut seulement ajouter la mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».

Remise ou réduction

Il est tout aussi primordial d’indiquer toute réduction de prix accordée à la date de la vente ou d’exécution de la prestation, qu’il s’agit d’une remise, d’un rabais ou d’une ristourne. C’est ensuite qu’on peut présenter le montant total hors taxes à payer.

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Numéro de la facture

Il faut un numéro unique pour chaque facture émise. Concernant la numérotation des factures pour un micro/auto entrepreneur, nous vous donnons plus de détails ci-dessous.

Mentions supplémentaires pour le B2B

Pour les opérations réalisées entre professionnels, quelques mentions supplémentaires sont à ajouter dans la facture. Pour commencer, il faut fixer le délai de paiement en tenant compte de la réglementation en vigueur.

On doit aussi mentionner le taux des pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire appliquée en cas retard de paiement. En général, ce dernier s’élève à 40€. Enfin, il faut indiquer les coordonnées de l’assureur (pour le cas des professions le nécessitant, comme le bâtiment par exemple), sa couverture géographique ainsi que les garanties du contrat.

Comment numéroter la facture ?       

Pour rappel, le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires. Il n’est pas attribué au hasard. Sachez en effet que le numérotage doit être fait selon une règle stricte. En fait, il est basé sur une séquence chronologique continue.

Deux techniques peuvent être utilisées. La première, c’est la numérotation séquentielle simple comme 1, 2, 3,4 etc. La seconde, c’est la numérotation séquentielle avec préfixe du type « Année »-001 ou « mois »-001.  

De plus, il est possible de numéroté de 10 en 10 ou de 100 en 100 tant que l’on garde la même incrémentation.

Pour le préfixe, on peut aussi bien avoir 2 types de préfixes : S2019 pour la vente de service et une autre suite P2019 pour la vente de produit par exemple. Il n’est pas obligatoire de démarrer l’année à 0, démarrer à 10 ou à 100 est tout à fait possible.

Il est important de souligner que chaque facture doit avoir un numéro unique. Ainsi, il est interdit de délivrer deux documents portant le même numéro. Supprimer ou modifier une facture est aussi interdit par la loi. Dans le cas où vous devez faire une annulation à cause d’une erreur, il faut rédiger un avoir.

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Qu’en est-il du mode de paiement ?

Nombreux sont les auto-entrepreneurs qui se demandent si le mode de paiement compte parmi les mentions obligatoires. La réponse est non. Cependant, c’est une information très importante qui facilite la collaboration entre vous et votre client. Ainsi, il vaut mieux le préciser.

Les moyens de paiement possibles sont très variés. On peut opter pour le versement en espèces, le prélèvement bancaire, le virement électronique ou encore le paiement par chèque.

Attention ! Si le montant de la facture excède les 3.000 €, votre client particulier devra vous régler par chèque ou par virement bancaire ou électronique. Si c’est un client professionnel, cette règle s’appliquera dès que le montant à payer est supérieur à 1.100 €.

A quoi sert la facture dans l’édition du livre des recettes ?

Un micro/auto entrepreneur est tenu de tenir un livre des recettes peu importe son type d’activité. C’est un document d’une importance cruciale. Comme son nom l’indique, il présente les sommes perçues pendant un exercice comptable.

Autrement dit, son contenu concerne les ventes effectuées ou les prestations fournies. Lors de l’enregistrement de ces opérations dans le livre, on doit indiquer les numéros des factures émises

Les champs obligatoires du livre de recettes sont les suivants : Date de l’encaissement, Montant TTC, Montant HT, TVA, Numéro de facture, Client, Nature de la vente (prestation, produit, …) et le mode de règlement (Chèque, virement, CB, espèces).

Si le micro-entrepreneur ne facture pas la TVA, le Montant de la vente HT suffit, inutile d’indiquer les montants HT et TTC et la TVA (puisqu’elle sera à 0 …).

Comment se simplifier la vie (administrative) quand on est micro / auto entrepreneur ? Des solutions existent

Il est possible de simplifier sa comptabilité d’auto / micro entrepreneur grâce à des solutions SaaS, c’est à dire des solutions accessibles directement depuis son navigateur. C’est le cas par exemple de Freebe.

Freebe est un outil qui aide les Freelance / micro-entrepreneur à gérer de manière simple leur activité Freelance. Surtout, il va vous permettre d’être totalement en règle !

Les fonctionnalités qu’offre Freebe aux micro-entrepreneurs

Freebe va vous permettre de gérer :

  • Vos devis
  • Vos factures
  • Vos avoirs
  • Votre livre des recettes, en fonction de tout ça !

Freebe va même plus loin. En effet il vous permet de connecter votre compte en banque dédié à votre micro-entreprise pour synchroniser vos entrées et sorties de trésorerie.

Freebe est même un mini CRM puisqu’il est possible de gérer sa base client (entreprises et contact) et de relancer ses clients par exemple en cas de retard de paiement par email directement depuis Freebe.

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Freebe, l’assistant qui gère les finances des auto / micro-entrepreneurs

Freebe vous permet de calculer en temps réel les charges que vous allez devoir payer à l’URSAFF en fonction de votre CA encaissé. Vous précisez dans l’outil si vous faites vos déclarations de manière mensuelle ou trimestrielle. Idem, si vous bénéficiez de l’ACCRE, Freebe sera capable de s’adapter. Pour le versement libératoire l’impôt : même chose.

Vous savez donc très exactement ce que vous pouvez vous verser en salaire et ce que vous devez garder de côté. Freebe gère la TVA, vous saurez donc où vous en êtes. Il vous alertera quand vous approcherez le seuil de TVA et le seuil de chiffre d’affaires.

Les offres Freebe

Freebe est proposé sous forme d’abonnement. Trois types d’abonnements sont proposés, selon si vous réglez : au mois (11€ / mois), au trimestre (9€ / mois), ou à l’année (7€ / mois). Chaque offre donne accès aux même fonctionnalités.

Le gros + de Freebe, c’est qu’il vous tiendra au courant en cas de changement de législation. Vous n’aurez donc plus à vous soucier des nouvelles réformes.

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