Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

En tant que chef d’entreprise, l’auto-entrepreneur a le devoir de respecter certaines obligations comptables. Bien que cela puisse faire peur de prime abord, je tiens à vous rassurer : les obligations comptables chez l’auto-entrepreneur sont peu nombreuses, et simples à mettre en place. Mais encore faut-il les connaître !

Aujourd’hui, faisons un point sur toutes les formalités comptables obligatoires :  

La tenue de la comptabilité

Contrairement aux autres statuts d’entreprise (SASU, EURL…), l’auto-entrepreneur n’a nullement l’obligation de tenir une comptabilité. Il n’a donc pas non plus déposer de bilan comptable à chaque fin d’exercice, et ne nécessite donc pas de travailler avec un expert-comptable.

Pourquoi tenir quand même votre comptabilité ?

Mais bien que ce soit soit purement facultatif, je ne saurai que trop vous conseiller de tenir la comptabilité de votre entreprise, ne serait-ce que de manière simplifiée. Tenir la comptabilité de votre entreprise vous permettra en effet de :

  • Avoir une meilleure visibilité concernant vos finances ;
  • Avoir une vue d’ensemble de votre activité actuelle, et d’en déduire vos perspectives d’évolution ;
  • Suivre l’évolution de votre activité au fil des années ;
  • Retrouver d’anciennes transactions facilement ;
  • Avoir des statistiques, notamment par client ;
  • Suivre vos règlements, et donc repérer facilement vos impayés ;
  • Pouvoir plus sereinement anticiper vos périodes de creux ;
  • Faciliter vos déclarations de chiffre d’affaires ;
  • Calculer le montant de vos cotisations sociales et impôts ;
  • Vous rendre compte si un autre statut serait finalement plus adapté (par exemple si vous avez beaucoup d’achat de matériels) ;
  • Faciliter le passage à la TVA, si vous dépassez le plafond d’exonération ;
  • Avoir une preuve, en cas de litige.

En bref, la tenue d’une comptabilité est loin d’être quelque chose de futile. Elle est au contraire un outil génial pour les entrepreneurs, et vous aidera à mieux gérer votre activité.

Comment tenir votre comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ?

Peut-être avez-vous entendu parler de la loi anti fraude, qui est entrée en vigueur en janvier 2018. Cette loi impose aux entreprises de se doter d’un logiciel de comptabilité conforme, empêchant notamment la modification des écritures comptables. Exit donc la comptabilité sous Excel !

Après divers aménagements, la loi a finalement évolué. Aujourd’hui, ne sont concernés par cette obligation que les professionnels assujettis à la TVA et qui ont une caisse enregistreuse (typiquement, les commerçants de vente au détail).

De ce fait, en tant que freelance informatique, vous n’êtes pas concerné par cette loi. Vous donc pouvez tenir votre comptabilité sur le support de votre choix :

  • Logiciel comptable (il en existe même spécialement conçus pour les auto-entrepreneurs) ;
  • Excel ou tout autre logiciel de type tableur ;
  • Un cahier et un crayon font également l’affaire !

A titre personnel, j’utilise Excel depuis 10 ans pour mon statut d’auto-entrepreneur. Toutefois, je suis également co-fondatrice d’une SAS, pour laquelle je tiens la comptabilité sur un logiciel comptable, et je dois avouer que je trouve cela très pratique. J’envisage donc de basculer sur un logiciel comptable également pour mon activité d’auto-entrepreneur… Affaire à suivre !

Dernier conseil

En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez déclarer votre chiffre d’affaires tous les mois ou tous les trois mois auprès de l’URSSAF afin de régler vos cotisations sociales (obligation fiscale).

Comme les délais sont assez espacés, en particulier pour ceux qui, comme moi, déclarent tous les trimestres, n’attendez pas le dernier moment pour mettre de l’ordre dans vos documents. Vous risqueriez de passer à côté de certains règlements, et de commettre des erreurs.

A titre personnel j’ai pris l’habitude de mettre mon document excel à jour à chaque fois que j’émets une facture, et d’actualiser mon livre des recettes à chaque réception de paiement (voir plus bas). Ainsi, je suis certaine de ne rien oublier !

Le livre des recettes

Si les auto-entrepreneurs ne sont pas légalement tenus de tenir leur comptabilité, ils doivent en revanche obligatoirement tenir à jour un livre des recettes.

Rassurez-vous, c’est très simple !

Qu’est-ce qu’un livre des recettes ?

Le livre des recettes permet de retracer tous les règlements reçus au cours d’une année civile. Il permet à l’administration de s’assurer qu’il n’y a pas de dissimulation de recettes, ni de fraude à la TVA (pour les entreprises qui y sont assujetties).

Le livre des recettes doit contenir les informations suivantes :

  • La date d’encaissement
  • Le mode de règlement (virement, espèces, chèque…)
  • Le nom du client ou de la société mandataire
  • La nature de l’opération (développement, webdesign…)
  • Le montant réglé
  • La référence des pièces justificatives (numéro de facture).

Le livre des recettes doit être tenu par ordre chronologique des encaissements, et non d’émission de la facture. Il est donc tout à fait possible que les numéros de facture ne se suivent pas !

Note : il est interdit d’accepter un règlement en espèces de plus de 1000€.

Comment tenir son livre des recettes ?

Vous pouvez tenir votre livre des recettes de la manière dont vous le souhaitez, à condition d’une part de bien remplir tous les champs évoqués dans le point précédent, mais aussi de respecter le principe d’inaliénabilité des données.

En d’autres termes, votre livre des recettes ne doit pas pouvoir être modifié à postériori ! Ceci, bien sûr, afin de ne pas pouvoir dissimuler des règlements reçus.

Voici les différentes manières possibles pour tenir votre livre des recettes :

  • A l’aide d’une simple feuille de papier, tout simplement ! Attention toutefois à ne pas égarer ce document 😉
  • Il existe des livres des recettes au format papier prêts à remplir dans le commerce. Vous les retrouverez dans les papeteries, ou même sur Internet ;
  •  Si vous utilisez un logiciel comptable, il générera lui-même le livre des recettes.

Quoiqu’il en soit, et malgré le fait que l’on trouve beaucoup de modèles sur Internet, l’entrepreneur n’a pas le droit de tenir son livre des recettes sur Excel. Pourquoi ? Tout simplement parce que sur Excel il est possible de faire toutes les modifications que l’on veut 😉

A noter que votre livre des recettes devra être présenté à l’administration en cas de contrôle.

Le livre des achats

Le livre des achats n’est obligatoire que pour les auto-entrepreneurs qui exercent une activité de vente de marchandises.

Il permet de récapituler, par ordre chronologique, tous les achats réalisés au cours d’une activité civile, dans le cadre de votre activité professionnelle.

Si vous êtes développeur freelance, scrum master freelance ou encore chef de projet freelance, vous ne vendez que des prestations de services et n’aurez donc pas à priori à tenir de livre des achats.

Ouverture d’un compte bancaire dédié

Comme pour tout professionnel, l’auto-entrepreneur doit avoir un compte bancaire dédié à son activité. Cette mesure a été mise en place dans le cadre de la loi de financement de la sécurité sociale (2015). Elle vise à faciliter la gestion de la trésorerie d’une part, mais aussi à simplifier les contrôles fiscaux.

En revanche, rien n’oblige l’auto-entrepreneur à opter pour un compte bancaire professionnel. Il peut donc parfaitement ouvrir un second compte courant, entièrement réservé à son activité. De quoi réaliser des économies non négligeables ! A titre personnel, c’est d’ailleurs cette option que j’ai choisi.

De plus, depuis la loi PACTE du 1er janvier 2019, l’auto-entrepreneur n’est soumis à cette obligation que dans le cas où son chiffre d’affaires annuel est supérieur à 10.000€ durant deux années consécutives.

Qu’il s’agisse d’un compte courant ou d’un compte professionnel, il va de soit que seules les transactions en relation directe avec l’activité du freelance doivent y figurer. A savoir :

  • Encaissement de vos factures ;
  • Règlement de vos charges d’exploitation ;
  • Règlement de vos cotisations mensuelles ou trimestrielles ;
  • Prélèvements relatifs à votre rémunération personnelle.

Vous ne pouvez donc pas directement régler des achats personnels avec ce compte, ni y recevoir des règlements non liés à votre activité de freelance.

Facturer ses prestations

L’auto-entrepreneur est également soumis à l’obligation d’établir des factures :

  • Pour les professionnels : facture obligatoire, peu importe le montant ;
  • Pour des particuliers : seulement si le montant dépasse les 25€. En revanche, si votre client vous demande une facture, vous devez lui en transmettre une. Si vous réalisez une vente à distance, vous devrez dans tous les cas émettre une facture, peu importe le montant.

Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions légales. Pour en savoir plus, je vous invite à (re)lire notre article consacré à ce sujet : « Facture auto / micro entrepreneur : notre guide ».

Vous devez en outre conserver toutes vos factures (voir point ci-dessous) afin de faciliter les éventuels contrôles fiscaux.

Conserver les documents comptables

La dernière obligation comptable de l’auto-entrepreneur consiste à la conservation de tous vos documents comptables (factures, livres de recettes, livres des achats…).

Les factures doivent être conservées 10 ans après leur date d’émission.

Je vous recommande en outre de conserver vos preuves d’achats professionnels. En effet, si vous dépassez le seuil de franchise de TVA en cours d’année, vous pourriez avoir besoin de ces documents pour récupérer la TVA sur vos achats.

Afin de minimiser le risque de perte, je ne saurai que trop vous recommander d’avoir plusieurs sauvegardes, au cas où.

A titre personnel, j’ai bien évidemment tous ces documents sur mon ordinateur personnel, mais pas que. Ils sont tous également sauvegardés sur un serveur distant. Ainsi, si j’ai le malheur de perdre toutes les données de mon ordinateur pour une raison ou une autre (panne technique, incendie, vol…), j’aurai tout de même la possibilité de les récupérer.

Conclusion

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur sont très restreintes. Elles se limitent à :

  • Tenue d’un livre des recettes ;
  • Tenue d’un livre des achats, dans certains cas ;
  • Ouverture d’un compte bancaire dédié, si vous dépassez les 10.000€ de chiffre d’affaires deux années de suite ;
  • Émission de factures pour vos clients ;
  • Conservation des documents comptables.

Voilà qui explique, en partie, le grand attrait des freelances pour ce statut !

En revanche, bien que la tenue d’une comptabilité ne soit pas obligatoire, je ne saurai que trop vous conseiller de tout de même vous y mettre. Vous verrez, avec un peu de pratique ce n’est vraiment pas compliqué ! C’est d’autant plus simple pour les auto-entrepreneurs, puisqu’ils n’ont pas à gérer la TVA (du moins, tant qu’ils n’ont pas atteint le seuil), ni les amortissements, ni les bilans comptables annuels.

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