Comment onboarder un freelance à distance ?

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Le télétravail encore appelé “ remote ” dans les startup technologiques, fait désormais partie du paysage des entreprises françaises et présage de s’ancrer définitivement dans nos cultures d’entreprises.

En effet, depuis la fin d’année 2019, le télétravail a connu un regain de popularité suite aux nombreux mouvements sociaux. Aussi, les entreprises ont dû développer le dispositif du télétravail afin d’éviter les retards et les absences répétées de leurs employés dus aux grèves.

Le télétravail a ensuite pris une place prédominante en 2020 en conséquence de la propagation du Covid-19 puis de la mise en place de l’état d’urgence sanitaire. 

Il existe encore des résistances aux dispositifs du télétravail dans le monde du salariat, les entreprises jugeant parfois les salariés moins productifs lorsqu’ils sont isolés. Une croyance erronée qui commence cependant à être sérieusement démentie par les entreprises plus jeunes telles que les startups qui valorisent le télétravail.

Le télétravail s’applique aussi bien aux salariés d’une entreprise qu’aux freelances qui collaborent avec les entreprises.

A condition qu’il soit bien géré, le télétravail peut générer un véritable cercle vertueux pour les entreprises en particulier pour celles qui font appel à des freelances afin de compléter leurs compétences internes.

La valeur ajoutée du travail à distance n’est plus à démontrer pour beaucoup d’entreprises et ces dernières ont pris conscience de l’importance d’une bonne intégration pour maintenir une cohésion de groupe au sein de l’entreprise afin de compenser la distance.

Aussi, qu’il s’agisse des salariés ou des freelances, certaines entreprises s’appliquent désormais dans la mise en place du processus d’onboarding afin d’accueillir les nouveaux arrivants au sein de leur équipe sans faire de distinction entre les contractuels et les indépendants.

Alors, comment onboarder un freelance à distance ? Retour sur un processus d’intégration précieux pour les entreprises.

Qu’est ce que le processus d’onboarding ?

Le processus d’onboarding réunit les pratiques liées à l’accueil et à l’intégration des nouveaux salariés. Traduisez “ embarquement ” pour illustrer le processus d’intégration des nouveaux arrivants dans une entreprise.

Autrement dit, le processus d’onboarding est l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour intégrer de nouveaux salariés.

Bien que la phase d’intégration des nouvelles recrues n’ait pas toujours été soignée par les recruteurs, elle prend désormais plus d’ampleur auprès des entreprises qui ont compris l’importance d’investir dans ce temps d’adaptation du nouveau salarié ou du nouveau freelance dans l’entreprise.

L’onboarding à la lumière du droit du travail

Du point de vue de la législation sociale, l’accueil et l’intégration du salarié relèvent des dispositions de l’article R4141-1 et suivants ainsi que des articles L4141-1 et suivants du Code du travail.

En effet, l’employeur doit lors de l’arrivée de nouveaux salariés prévoir une formation spécifique relative à la sécurité sur le lieu de travail.

Aussi, l’employeur est tenu de former les travailleurs qu’il vient d’embaucher ainsi que les salariés qui changent de poste au sein de l’entreprise.

De même, l’employeur qui fait appel à des salariés temporaires doit dispenser une formation adaptée sauf si les salariés temporaires possèdent déjà une qualification spécifique pour effectuer des travaux urgents.

Lorsque les travailleurs reviennent dans l’entreprise après un arrêt de travail d’une durée d’au moins 21 jours, l’employeur est tenu de dispenser une formation spécifique à ces travailleurs.

L’employeur qui souhaite intégrer un nouveau salarié doit donc vérifier régulièrement :

  • que le salarié dispose des connaissances requises pour effectuer son travail en toute sécurité ;
  • que les connaissances requises sont assimilées pour être mises en pratique ;
  • que le nouveau salarié est bien encadré pour suivre son évolution professionnelle. (article R4141-2 Code du travail).

En outre, l’employeur est tenu d’informer les travailleurs sur les risques pour leur santé et leur sécurité d’une manière compréhensible pour chacun. Cette information ainsi que la formation à la sécurité sont dispensées lors de l’embauche et chaque fois que nécessaire (article R4141-2 Code du travail).

L’onboarding d’un nouveau salarié dans l’entreprise se matérialise concrètement par les étapes suivantes :

  • Organiser la visite d’information et de prévention
  • Former le salarié 
  • Fournir les équipements de travail appropriés au poste occupé
  • Suivre l’arrivée du nouvel arrivant

Le processus d’intégration est fondamental pour poser les bases saines du poste du salarié et peut aussi s’appliquer aux freelances qui collaborent ponctuellement avec les entreprises.

L’onboarding du freelance

Intégrer un freelance en l’assimilant à un salarié

Intégrer un freelance en mission courte à l’entreprise est une démarche pertinente des entreprises qui souhaitent créer une relation de confiance et de qualité.

Concrètement, il s’agira de faire le point précisément sur les missions et les tâches du freelance et la façon dont elles s’intègrent dans les objectifs internes de l’entreprise. Le freelance vient en effet compléter les compétences internes à l’entreprise.

Par ailleurs, l’intégration du freelance peut être réalisée de la même façon que l’embauche d’un nouveau salarié en présentant le nouveau collaborateur aux équipes internes de travail. Une étape d’autant plus cruciale si le freelance est amené à se déplacer dans les locaux de l’entreprise.

Dans ce sens, la mise en relation entre le freelance et des personnes identifiées de l’équipe permet de donner un point d’ancrage au nouveau freelance. 

De même, l’entreprise qui souhaite intégrer un nouveau freelance en remote a tout intérêt à assurer un suivi régulier du ou des projets en cours en déterminant dès le début des missions du freelance :

  • la fréquence des réunions pour faire le point sur les avancées des projets ; 
  • les personnes habilitées à valider les étapes du projet réalisé par le freelance en collaboration avec les équipes internes ; 
  • les rendez-vous fixés pour faire le bilan des nouvelles informations que l’expertise du freelance peut apporter durant la mission.

Onboarder un freelance en maintenant l’absence du lien de subordination

Il faut cependant relever un point de vigilance auquel les entreprises doivent être attentives lorsqu’elles souhaitent intégrer un freelance dans le cadre d’un processus d’onboarding.

En effet, rappelons que le freelance est un travailleur indépendant qui n’est pas lié à l’entreprise cliente par un lien de subordination juridique. En d’autres termes, le freelance est autonome dans l’exercice de son activité et n’est pas soumis aux directives de ses clients (Cour de Cassation, Chambre sociale, du 13 novembre 1996, 94-13.187).

Il est important que l’entreprise qui met en place l’onboarding d’un freelance, maintienne la distinction entre ses salariés et le travailleur indépendant afin de ne pas créer de confusion juridique.

La confusion est d’autant plus facile si le freelance travaille dans les locaux de son client, les parties doivent donc être vigilantes à ne pas se comporter comme un employeur et son salarié.

Ainsi, l’assimilation du freelance aux salariés se limite à l’accueil et à l’intégration dans les objectifs de l’entreprise.

Dans le cas contraire, le contrat de prestation du travailleur indépendant pourrait être requalifié en contrat de travail, ce qui entraîne différentes sanctions juridiques sévères.

L’effet rebond du processus d’onboarding d’un freelance 

Un processus d’onboarding bien mené reflète une image valorisante de l’entreprise qui fera très certainement écho dans le réseau professionnel du freelance.

En effet, le freelance fait souvent partie d’un réseau de professionnels au sein duquel la réputation des clients sera transmise. Le freelance a un pouvoir de réputation sur les entreprises avec lesquelles il collabore. Aussi, selon la qualité de son intégration et de son expérience lors du “ passage ” dans l’entreprise cliente, il est fort probable qu’il en fera part à son réseau professionnel.

Onboarder un freelance à distance doit donc révéler un véritable besoin de l’expertise du freelance qui tout en étant assimilé aux autres salariés de l’entreprise possède ses propres spécificités et des compétences uniques pour l’entreprise.

Aussi, une entreprise cliente devrait toujours faire le point avec le freelance afin de connaître son retour sur leur collaboration. Cela permet à l’entreprise de s’améliorer lorsque cela est nécessaire, mais aussi de montrer au freelance que son avis importe.

La collaboration entre entreprises et freelances est souvent gage de réussite. Chacune des parties, en apportant son expertise propre, participe à l’élaboration d’un projet de qualité.

Onboarder un freelance à distance accroît les chances de réussite d’un projet car le freelance n’est plus considéré comme un prestataire quelconque, au contraire, sa place et son rôle sont précieux et l’entreprise lui fait savoir.

Textes de référence

Myriam Feghoul
Myriam Feghoul
Juriste de formation, j’accompagne les entreprises et les professionnels du droit dans la création du contenu juridique de leur site internet et blog afin d’accroître leur visibilité en ligne. Je décrypte l’actualité juridique afin de transmettre une information juridique intelligible et de qualité à vos internautes. Spécialisée en droit social et droit des sociétés, je rédige également dans les matières du droit de la famille, droit de la propriété intellectuelle et droit des affaires.

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